Collegare ogni domanda a una necessità concreta
L’articolo 5 del D.Lgs. 24/2023 prevede il mantenimento delle interlocuzioni con il segnalante e la possibilità di richiedere integrazioni. Il gestore dovrebbe individuare quali elementi mancano per comprendere il fatto o verificare una circostanza, evitando questionari estesi non collegati al caso.
Per esempio, può essere utile chiedere in quale periodo sia accaduto l’episodio, quale processo aziendale sia coinvolto o se esista un documento già legittimamente disponibile. Non è necessario chiedere subito ogni nominativo quando una descrizione del ruolo consente una prima valutazione.
Usare domande neutrali e comprensibili
La richiesta dovrebbe distinguere ciò che la persona ha osservato direttamente da ciò che le è stato riferito, senza suggerire la risposta. Espressioni accusatorie o anticipazioni di conclusioni possono compromettere il confronto e creare aspettative sull’esito.
È utile spiegare perché una precisazione serve e consentire alla persona di indicare che non conosce un elemento. Il segnalante non deve trasformarsi in investigatore né essere invitato a procurarsi documenti mediante accessi non autorizzati o altre condotte illecite.
Non chiedere dati identificativi per automatismo
Se il canale consente segnalazioni anonime, il dialogo dovrebbe poter proseguire con le modalità previste dal servizio. La scelta di chiedere un’identità o un contatto ulteriore deve essere valutata, non inserita come condizione indiscriminata per qualsiasi seguito.
Il gestore deve considerare anche i dati di terzi. Una richiesta di intere cartelle sanitarie o archivi del personale può raccogliere informazioni eccedenti. Il decreto richiede di non raccogliere, o cancellare immediatamente se raccolti accidentalmente, i dati manifestamente non utili al trattamento della specifica segnalazione.
Mantenere il dialogo nello spazio riservato
Quando la piattaforma permette lo scambio protetto di messaggi e documenti, conviene usare quel percorso invece di aprire conversazioni parallele su caselle personali o chat. La persona deve sapere come tornare al canale per leggere le risposte e custodire le informazioni di accesso.
- Formulare poche domande numerate, ciascuna con uno scopo chiaro.
- Evitare nomi e dettagli del caso nelle notifiche esterne.
- Registrare la data della richiesta e dell’eventuale risposta.
- Non condividere il fascicolo con colleghi non autorizzati per ottenere suggerimenti.
Le integrazioni non azzerano il calendario
La richiesta di ulteriori elementi non fa ripartire automaticamente il termine previsto per il riscontro. Il gestore deve seguire il calendario dell’articolo 5 e comunicare il seguito dato o che si intende dare secondo la disciplina, senza promettere che ogni istruttoria sarà necessariamente conclusa entro tre mesi.
Se la persona non risponde, le valutazioni devono basarsi sugli elementi disponibili e sulla procedura applicabile. È opportuno documentare il percorso, distinguendo l’impossibilità di approfondire un fatto dalla conclusione che esso sia certamente falso.
Domande frequenti
Il segnalante deve fornire una prova definitiva?
Il gestore valuta gli elementi disponibili e può chiedere chiarimenti. Non va richiesto al segnalante di svolgere indagini o procurarsi illecitamente documenti.
Una richiesta di integrazione sospende automaticamente i tre mesi?
No. Non va considerata un azzeramento automatico del termine di riscontro previsto dall’articolo 5.
