La regola dei sette giorni
Quando una segnalazione interna viene presentata a un soggetto diverso da quello individuato per la gestione, il decreto prevede la trasmissione al soggetto competente entro sette giorni dal ricevimento, con contestuale notizia della trasmissione al segnalante. La procedura aziendale dovrebbe rendere questa indicazione comprensibile agli uffici che possono ricevere comunicazioni.
Non è corretto limitarsi a chiedere alla persona di ricominciare da capo sul portale e considerare inesistente quanto già ricevuto. Occorre conservare evidenza delle date e coordinare la gestione dei termini con il destinatario competente.
Riconoscere il caso senza svolgere un’istruttoria informale
Il primo ricevente può trovarsi davanti a un messaggio ambiguo. Non deve per questo coinvolgere numerosi colleghi per discutere se l’accusa sia fondata. È preferibile applicare un percorso riservato di valutazione preliminare e trasmissione, definito dall’organizzazione.
L’obiettivo iniziale è individuare il destinatario appropriato e proteggere i dati. La verifica dei fatti e le richieste di integrazione spettano al soggetto incaricato, secondo la procedura, non a ogni ufficio attraverso cui il messaggio è transitato.
Trasmettere senza moltiplicare le copie
L’inoltro a una lista estesa, l’inserimento nel protocollo generale senza restrizioni o il caricamento in una cartella condivisa possono esporre identità e contenuti. Il trasferimento deve usare modalità adeguate e limitare l’accesso alle persone autorizzate.
Anche l’avviso al segnalante deve essere formulato con attenzione. Prima di usare un recapito alternativo, occorre valutare se possa essere condiviso o controllato da altre persone. Non vanno aggiunti destinatari per semplice conoscenza o prassi di ufficio.
Definire cosa accade alle copie iniziali
Dopo la trasmissione, l’organizzazione deve gestire le copie rimaste nella casella o nei sistemi del primo ricevente. La scelta deve essere coerente con necessità documentali, sicurezza e istruzioni privacy, evitando sia archivi paralleli accessibili sia cancellazioni improvvisate che eliminino evidenze necessarie.
- Registrare ricevimento e trasmissione in modo riservato.
- Individuare chi conferma la presa in carico del passaggio.
- Limitare gli accessi ai file ricevuti accidentalmente.
- Prevedere istruzioni per allegati scaricati o copie cartacee.
Formare chi presidia i punti di ingresso
HR, segreterie, responsabili di struttura e uffici reclami dovrebbero conoscere il percorso, anche se non sono gestori del canale. La formazione può usare esempi fittizi e indicare il referente riservato da contattare.
Una piattaforma dedicata riduce l’ambiguità quando il collegamento è chiaro e conosciuto, ma non impedisce ogni invio errato. La procedura deve quindi coprire sia il percorso previsto sia le eccezioni, senza scaricare sul segnalante l’intero onere di correggere l’errore.
Domande frequenti
HR deve valutare la fondatezza prima di trasmettere?
Il primo ricevente deve seguire il percorso riservato previsto; non dovrebbe avviare un’istruttoria diffusa al posto del gestore competente.
Il termine di sette giorni riguarda anche l’invio al destinatario corretto?
L’articolo 4 prevede espressamente la trasmissione entro sette giorni quando la segnalazione interna è presentata a un soggetto diverso da quello competente.
