Il gestore non coincide automaticamente con il fornitore
L’art. 4 del D.Lgs. 24/2023 consente di affidare la gestione a un soggetto esterno autonomo e con personale specificamente formato. La mera fornitura dell’infrastruttura è invece una prestazione distinta. L’azienda deve sapere chi riceve, chi dialoga e chi dà seguito alle segnalazioni.
Il contratto del professionista dovrebbe indicare il perimetro dell’incarico e i rapporti con gli organi aziendali. Un richiamo generico alla «conformità whistleblowing» non chiarisce se siano comprese valutazioni preliminari, istruttorie, aggiornamenti documentali o formazione.
Attività e poteri devono corrispondere
Non è sufficiente assegnare un compito senza consentire le attività necessarie a svolgerlo. Occorre definire come il gestore possa chiedere documenti, ottenere chiarimenti e coinvolgere altri soggetti, mantenendo riservatezza e accessi selettivi.
L’art. 5 disciplina avviso, interlocuzioni, diligente seguito e riscontro. L’incarico deve rendere praticabile questo lavoro, distinguendolo dalle decisioni aziendali o dalle competenze delle autorità che non possono essere trasferite al gestore con una clausola.
I punti da rendere espliciti
Una struttura sintetica può essere più utile di molte formule astratte. Il contenuto concreto va adattato all’organizzazione e verificato professionalmente.
- Identità del gestore e persone effettivamente autorizzate.
- Autonomia, formazione e gestione dei conflitti.
- Modalità di presidio del canale e sostituzione nelle assenze.
- Attività incluse, attività straordinarie e relativo criterio economico.
- Flussi informativi verso l’azienda, senza divulgazioni improprie.
- Rapporto privacy, conservazione, restituzione e cessazione dell’incarico.
Separare il canone software dal lavoro sui casi
Il costo tecnologico copre prestazioni diverse dalle ore impiegate dal professionista per esaminare documenti o condurre approfondimenti. Esplicitare questa distinzione evita che un canone contenuto venga interpretato come gestione illimitata di ogni possibile vicenda.
Un esempio di impostazione, non un tariffario: il contratto distingue avvio e presidio ordinario dalle attività investigative ulteriori, da concordare secondo criteri trasparenti. La disciplina economica non deve impedire il rispetto degli obblighi assunti o lasciare il segnalante senza un interlocutore.
Prevedere la fine del rapporto fin dall’inizio
Chi subentra deve poter proseguire i casi senza perdere scadenze e senza usare le credenziali del precedente gestore. Il contratto dovrebbe chiarire chi autorizza il passaggio, come vengono trasferite le informazioni necessarie e come cessano gli accessi.
Una convenzione con Segnalailleciti.it può affiancare il lavoro dello studio con ambienti dedicati e assistenza tecnica secondo gli accordi. Il valore della partnership cresce quando l’offerta è leggibile: il cliente vede quale parte svolge lo studio, quale il fornitore e quali responsabilità restano proprie.
Domande frequenti
Il fornitore software risponde al segnalante al posto dell’OdV?
Non automaticamente. Occorre un distinto incarico di gestione, se previsto nell’offerta.
Si possono prevedere attività professionali extra?
Sì, definendole in modo trasparente e senza svuotare gli obblighi già assunti con l’incarico.
