Tre prestazioni da non confondere
La piattaforma, la consulenza organizzativa e la gestione delle segnalazioni sono attività diverse. Il fornitore può occuparsi di configurazione, manutenzione e assistenza tecnica. Il professionista può supportare l’azienda nella procedura oppure assumere un incarico di gestione del canale, se ne ricorrono i requisiti. L’azienda conserva le responsabilità che la legge le attribuisce.
L’art. 4 del D.Lgs. 24/2023 richiede un gestore autonomo e specificamente formato. Acquistare il software non equivale a conferirgli l’incarico. Nel preventivo dello studio conviene quindi separare la componente tecnologica dal lavoro professionale: il cliente capisce il valore di entrambe e sa a chi rivolgersi.
Che cosa chiedere nella convenzione
Una buona convenzione non è soltanto uno sconto sul listino. Deve rendere replicabile il percorso di attivazione, lasciando spazio alle differenze fra le aziende. Due clienti dello stesso studio possono avere destinatari, lingue, procedure e necessità di assistenza differenti.
- Criteri di prezzo e condizioni di rinnovo, con eventuali costi iniziali chiaramente distinti.
- Ambiente e autorizzazioni dedicati a ciascuna azienda.
- Attività comprese nella configurazione e nella formazione all’utilizzo.
- Documenti tecnici disponibili e ripartizione degli adempimenti privacy.
- Modalità di sostituzione dei riceventi e di uscita dal servizio.
Un avvio pilota prima di coinvolgere altri clienti
Un esempio organizzativo: lo studio individua una prima azienda, concorda il perimetro del servizio e svolge un test con dati inventati. Verifica invio, lettura, risposta, allegati e accessi dei destinatari. Solo dopo documenta una sequenza di attivazione riutilizzabile. Non è un caso cliente reale, ma un metodo che rende visibili subito gli elementi da correggere.
Il pilota non giustifica il riutilizzo indiscriminato della documentazione. Nominativi, informative, istruzioni, titolarità e tempi di conservazione devono corrispondere alla singola organizzazione. La standardizzazione utile riguarda il metodo, non l’appiattimento delle responsabilità.
Autonomia del professionista e trasparenza economica
Se lo studio svolge funzioni di controllo o un incarico di DPO, la convenzione va valutata anche rispetto all’indipendenza e agli eventuali conflitti di interessi. È opportuno rendere trasparenti i rapporti commerciali e non vincolare il parere professionale alla scelta di un prodotto.
Una soluzione conveniente non deve essere presentata come una certificazione della conformità aziendale. Il valore sta nella combinazione fra strumento adeguato, configurazione coerente e gestione effettiva. Anche il numero delle segnalazioni non è un indicatore sufficiente della qualità del servizio: un canale poco utilizzato deve comunque essere pronto.
Come impostare la richiesta a Segnalailleciti.it
Per valutare una convenzione sono utili il numero indicativo di aziende, le fasce di dipendenti, i destinatari da abilitare e il tipo di supporto richiesto. Segnalailleciti.it mette a disposizione il servizio tecnologico e può definire condizioni dedicate per le aziende seguite dal professionista, secondo la proposta concordata.
La prima demo può concentrarsi sul lavoro dell’OdV: accesso al canale, dialogo riservato, organizzazione dei destinatari e attività di avvio. Si arriva così a un confronto concreto, senza chiedere al cliente di scegliere soltanto sulla base del canone.
Domande frequenti
La convenzione comprende automaticamente l’incarico di OdV?
No. L’incarico professionale e la fornitura della piattaforma devono essere individuati separatamente.
Ogni azienda deve avere le proprie istruzioni?
Sì. Una procedura comune di studio può essere una base di lavoro, ma configurazione e responsabilità devono riflettere il singolo cliente.
