I due termini da distinguere
L’art. 5 del D.Lgs. 24/2023 richiede l’avviso di ricevimento entro sette giorni dalla ricezione. Il riscontro va fornito entro tre mesi dall’avviso o, se l’avviso manca, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione.
Il riscontro non coincide necessariamente con la conclusione di ogni accertamento: deve fornire le informazioni sul seguito nei termini previsti. L’assenza di un avviso non consente di lasciare il calendario senza una data. La procedura deve permettere di ricostruire i riferimenti temporali.
Notifica al ricevente e avviso al segnalante
Sono due comunicazioni differenti. La prima informa il destinatario che sul canale è accaduto qualcosa; la seconda è l’adempimento verso il segnalante. Un’email inviata al gestore non dimostra che l’avviso di ricevimento sia stato messo a disposizione della persona che ha segnalato.
Durante la demo occorre verificare quali passaggi siano automatici, quali richiedano un’azione e dove sia visibile l’evidenza. Non è prudente dedurre il rispetto del termine dalla sola presenza di un contatore nella dashboard.
Un calendario che tenga conto delle assenze
La frequenza dei controlli deve essere adeguata ai termini e alla procedura. Non esiste una soluzione universale basata sul numero di segnalazioni dell’anno precedente. Anche un canale poco usato può ricevere un caso durante ferie o festività.
- Assegnare il controllo a una persona identificata e prevedere un sostituto.
- Programmare accessi periodici indipendenti dalle email ricevute.
- Registrare le scadenze senza riportare dettagli sensibili in calendari condivisi.
- Verificare periodicamente recapiti, filtri e funzionamento degli avvisi.
- Definire come segnalare un’anomalia tecnica e come presidiarla.
Che cosa fare se la notifica non arriva
Il gestore dovrebbe controllare il portale, verificare la casella e coinvolgere l’assistenza quando necessario, limitando le informazioni inviate. Non serve allegare all’help desk l’intero fascicolo per spiegare che manca un avviso.
Le cause possono dipendere dal sistema del mittente, dai fornitori di posta, dai filtri o dal destinatario: devono essere accertate. Non è corretto attribuirle sempre all’azienda o sempre alla piattaforma. Sul piano organizzativo, il problema di consegna non elimina il dovere di presidiare il canale.
Una prova da inserire nell’attivazione
Un esempio di collaudo: inviare un caso fittizio, controllare la notifica al ricevente, accedere al fascicolo e verificare il messaggio disponibile al segnalante. Annotare le differenze fra i passaggi aiuta a scrivere istruzioni chiare per i nuovi destinatari.
Segnalailleciti.it può essere presentato allo studio attraverso questo flusso completo. L’assistenza tecnica e l’attività del gestore restano distinte: sapere esattamente dove finisce l’una e inizia l’altra rende più solido il servizio proposto al cliente.
Domande frequenti
La mancata notifica fa ripartire il termine?
No. I termini non dipendono dal momento in cui il ricevente legge la propria email.
Tre mesi significa che ogni indagine deve essere chiusa?
Non necessariamente. Occorre fornire il riscontro previsto e gestire correttamente il seguito, senza confondere riscontro e conclusione di ogni accertamento.
