Lo stesso software non equivale allo stesso canale
Più società possono utilizzare ambienti separati presso il medesimo fornitore. In questo caso l’infrastruttura comune non attribuisce automaticamente a ciascuna società il diritto di leggere i casi delle altre. Non determina neppure, da sola, una contitolarità del trattamento.
La prima domanda da porre è chi decide finalità e modalità della gestione. La seconda è quali persone possono accedere ai fascicoli di ciascun ente. Solo dopo ha senso valutare il numero di indirizzi o l’aspetto grafico del portale.
Quando si parla di condivisione
L’art. 4, comma 4, del D.Lgs. 24/2023 consente ai soggetti privati che hanno impiegato nell’ultimo anno una media non superiore a 249 lavoratori subordinati di condividere il canale e la relativa gestione. L’art. 13 disciplina le responsabilità privacy per la condivisione delle risorse.
Questa previsione non va estesa automaticamente a qualunque gruppo o consorzio. Occorre verificare i requisiti dei soggetti interessati e il modello organizzativo scelto. La comune appartenenza a una rete non è un’autorizzazione generale a rendere accessibili tutte le segnalazioni.
Esternalizzare è un’altra decisione
Affidare la gestione a un professionista o, nel contesto di un gruppo, a un altro soggetto richiede di definire un incarico, autonomia, formazione e rapporti privacy coerenti. Nel parere sulle linee guida il Garante distingue l’esternalizzazione dalla condivisione e tratta il ruolo della capogruppo incaricata.
Per uno studio che coordina più clienti è importante non usare modelli contrattuali indistinti. Un accordo ex art. 26 GDPR e una designazione ex art. 28 rispondono a presupposti diversi: la scelta segue le attività effettive, non la convenienza del titolo del documento.
Una matrice semplice prima della demo
Si può predisporre una tabella con una riga per ogni società e le colonne relative a titolare, gestore, sostituto, destinatari e referente tecnico. Non inserire dettagli di segnalazioni reali. Questa matrice rende subito visibili sovrapposizioni e vuoti.
- A quale azienda deve essere indirizzata la segnalazione?
- Chi può vedere soltanto quel fascicolo?
- Come si gestisce una segnalazione che riguarda più società?
- Chi comunica con il segnalante e presidia i termini?
- Come si cambia gestore senza estendere gli accessi?
Coordinare gli acquisti senza confondere le responsabilità
Una convenzione può semplificare prezzi e attivazioni anche quando gli ambienti restano distinti. Questo consente al consorzio o allo studio di offrire un metodo comune senza trasformarsi automaticamente nel gestore di ogni caso.
Segnalailleciti.it può essere valutato per una configurazione con ambienti aziendali dedicati. La demo dovrebbe verificare il modello scelto e i confini degli accessi, evitando di promettere una gestione centralizzata prima di aver chiarito se sia appropriata e come debba funzionare.
Domande frequenti
Un consorzio può acquistare il servizio per le consorziate?
Può coordinare una proposta, ma obblighi, titolarità e gestione devono essere definiti per i soggetti coinvolti.
Un server condiviso significa segnalazioni condivise?
No. Infrastruttura tecnica e autorizzazioni ai fascicoli sono piani distinti da verificare nella configurazione.
