Che cosa prevede l’articolo 4
Il D.Lgs. 24/2023 prevede l’attivazione dei canali interni sentite le rappresentanze o organizzazioni sindacali di cui all’art. 51 del D.Lgs. 81/2015. Il richiamo va gestito individuando i soggetti pertinenti al contesto aziendale, anche con il supporto del consulente del lavoro.
La formulazione non va trasformata automaticamente in un obbligo di ottenere un’approvazione unanime o nella stipula di un accordo sindacale in ogni caso. Allo stesso tempo, non è prudente ridurre l’adempimento a una comunicazione generica inviata quando ogni scelta è già stata pubblicata come definitiva.
Preparare informazioni comprensibili
Per un confronto utile bisogna poter illustrare il progetto del canale: come sarà accessibile, chi lo gestirà, come verrà protetta la riservatezza e quali istruzioni saranno rese disponibili. Non occorre comunicare credenziali, chiavi o dettagli che compromettano la sicurezza.
Le informazioni dovrebbero essere coerenti con la procedura in preparazione e con il servizio effettivamente proposto. Se una funzione deve ancora essere concordata, va presentata come tale, evitando di descriverla come già operativa.
Una sequenza organizzativa possibile
Le modalità concrete vanno definite sul caso, ma lo studio può aiutare l’azienda a organizzare i passaggi e conservarne evidenza.
- Verificare l’ambito di applicazione e i soggetti sindacali pertinenti.
- Predisporre una descrizione del canale e della gestione proposta.
- Attivare il confronto previsto dalla disciplina applicabile.
- Raccogliere e valutare le osservazioni ricevute.
- Definire l’atto organizzativo, gli incarichi e gli adempimenti privacy.
- Collaudare il canale e pubblicare le istruzioni per gli utenti.
Il ruolo dell’OdV non assorbe tutti gli altri
L’OdV può contribuire alla coerenza con il modello organizzativo e svolgere i compiti affidati. Il consulente del lavoro può supportare l’individuazione dei soggetti e il percorso sindacale; il DPO segue i profili privacy nel proprio ruolo. L’azienda deve mantenere un coordinamento chiaro.
Esempio ipotetico: la direzione ha scelto un gestore esterno, ma il sito continua a indicare il responsabile HR come destinatario. Il confronto preparatorio è un’occasione per rilevare la discrepanza e correggere i documenti prima del collaudo, non per discutere segnalazioni reali.
Conservare evidenze e rendere il canale conoscibile
È utile documentare ciò che è stato comunicato, le date, i destinatari e le osservazioni gestite, secondo la procedura applicabile. Dopo l’attivazione, l’art. 5 richiede informazioni chiare e accessibili sui canali, sulle procedure e sui presupposti; se esiste un sito, è prevista una sezione dedicata.
Segnalailleciti.it può supportare la componente tecnologica e la configurazione dell’ambiente concordato. Lo studio può così coordinare il percorso organizzativo sapendo quali funzioni presentare e quali verifiche svolgere prima di rendere pubblico l’accesso.
Domande frequenti
Il fornitore software svolge automaticamente la consultazione?
No. Non deriva dalla semplice fornitura della piattaforma: ruoli e prestazioni devono essere definiti.
Basta pubblicare il link nel sito?
No. Il link va inserito in un percorso che comprenda istruzioni, gestione effettiva e adempimenti applicabili.
