Che cosa prevede l’articolo 12
Il comma 9 dell’art. 12 del D.Lgs. 24/2023 prevede che la persona coinvolta possa essere sentita e che, su sua richiesta, sia sentita, anche attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti. La disposizione va applicata insieme alle garanzie di riservatezza dei commi precedenti. Non equivale a un diritto automatico di ricevere integralmente ogni allegato o conoscere l’identità del segnalante.
Preparare le domande prima dell’incontro
Il gestore dovrebbe individuare i punti sui quali è necessario un chiarimento, distinguendo informazioni già riscontrate e circostanze ancora da verificare. Una richiesta come «spieghi la procedura utilizzata per autorizzare quella spesa» può essere più utile di un’accusa formulata come conclusione. Il contenuto comunicato deve essere sufficiente per una risposta significativa e al tempo stesso limitato a ciò che serve per l’attività, senza riferimenti gratuiti alla fonte.
Scegliere modalità riservate
Un invito in un calendario visibile all’intero ufficio o un colloquio in un locale dove altri possono ascoltare può esporre la persona coinvolta e il caso. Valutare chi partecipa, come si raccolgono le osservazioni e dove si conservano i documenti. Se si ipotizza una registrazione, non trattarla come una funzione innocua: occorre verificare base, necessità, informazioni da fornire e disciplina applicabile. Le osservazioni scritte possono essere una modalità utile in molti contesti.
Valutare seriamente gli elementi difensivi
Un documento presentato dalla persona coinvolta può mostrare che un’operazione era autorizzata o che la segnalazione riguarda un’altra attività. Il piano di verifica va aggiornato di conseguenza. Un verbale dovrebbe distinguere ciò che è stato dichiarato da ciò che è stato controllato. Non serve trasformare il confronto in una contrapposizione personale con il segnalante, né organizzare automaticamente un incontro tra le due persone.
Tenere distinti i procedimenti successivi
L’ascolto nel percorso whistleblowing non esaurisce le regole di un eventuale procedimento disciplinare, giudiziario o di altro tipo. In particolare, l’uso della segnalazione e la rivelazione dell’identità nel procedimento disciplinare seguono le condizioni specifiche dell’art. 12. È opportuno coinvolgere il consulente competente prima di trasferire atti o assumere decisioni. Una procedura aziendale chiara identifica questi passaggi e impedisce che un colloquio informale sia presentato come adempimento di ogni garanzia.
Domande frequenti
La persona coinvolta deve incontrare il segnalante?
Il decreto non impone un confronto diretto tra i due. Il gestore deve organizzare gli accertamenti rispettando le garanzie previste.
Le osservazioni possono essere scritte?
Sì. L’art. 12 contempla anche l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.
