La funzione dei flussi informativi ordinari
Il Modello 231 prevede obblighi di informazione verso l’organismo incaricato della vigilanza, richiamati dall’art. 6, comma 2, lettera d). Questi flussi possono riguardare verifiche, anomalie, cambiamenti organizzativi o indicatori definiti dal modello. Sono parte del sistema di controllo e non diventano automaticamente segnalazioni whistleblowing.
Il Garante, nel parere del 12 maggio 2020 sul ruolo privacy dell’OdV, ha espressamente delimitato l’analisi ai flussi ordinari, distinguendoli dal diverso ruolo eventualmente assunto nella gestione delle segnalazioni. Il documento va letto tenendo conto del successivo D.Lgs. 24/2023.
Il percorso riservato del whistleblowing
La qualificazione dipende da soggetto, contenuto e contesto, non soltanto dal titolo dell’email. Una segnalazione riconducibile alla disciplina richiede un percorso coerente con i requisiti di riservatezza, gestione e protezione previsti dal decreto.
Se l’OdV è anche gestore del canale, mantiene comunque la necessità di distinguere i due compiti. La stessa persona può ricevere informazioni con finalità differenti, ma non per questo è autorizzata a distribuirle nello stesso modo.
Separare canali e archivi senza perdere coordinamento
Nelle istruzioni aziendali conviene descrivere con esempi quali comunicazioni seguono i flussi ordinari e quali utilizzano il canale dedicato. La separazione non impedisce di ricavare informazioni utili per migliorare i controlli, purché la circolazione sia proporzionata e riservata.
- Evitare caselle condivise indistintamente con segreteria e direzione.
- Non allegare il fascicolo integrale ai verbali ordinari dell’OdV.
- Prevedere autorizzazioni specifiche per i destinatari delle segnalazioni.
- Stabilire come trattare le comunicazioni ricevute sul percorso sbagliato.
Trasformare un caso in un miglioramento del controllo
Esempio ipotetico: una segnalazione evidenzia possibili debolezze nella selezione dei fornitori. L’OdV può proporre una verifica del processo senza inserire nel piano di controllo l’identità del segnalante o dettagli non necessari. Le attività istruttorie restano soggette alle regole del fascicolo.
Il report verso gli organi aziendali dovrebbe distinguere rilievi organizzativi ed elementi identificativi. In una società piccola, persino reparto, periodo e mansione possono rendere riconoscibile la persona: togliere il nome non è sempre sufficiente.
Che cosa chiedere durante una demo
Il professionista può verificare come sono attribuiti gli accessi, come si svolge il dialogo e quali informazioni escono dalla piattaforma. Il fornitore tecnico non decide quali flussi del modello debbano raggiungere l’OdV: questa scelta appartiene all’organizzazione.
Con Segnalailleciti.it è possibile discutere un ambiente dedicato alle segnalazioni, da inserire nel sistema definito dallo studio. Il vantaggio operativo è avere un percorso riconoscibile e coerente, mentre report periodici e altri strumenti di controllo continuano a svolgere la propria funzione.
Domande frequenti
Ogni comunicazione all’OdV è whistleblowing?
No. Occorre valutare contenuto e presupposti della comunicazione.
Se il destinatario è lo stesso, serve distinguere i percorsi?
Sì. Finalità, accessi e regole di riservatezza possono essere diversi.
