Raccogliere pochi dati pertinenti
La scheda iniziale può riportare soggetto giuridico, media dei lavoratori subordinati dell’anno precedente, attività svolte, presenza di un Modello 231 e referente aziendale. Non occorre trasferire al fornitore della piattaforma l’intero archivio del personale per chiedere una prima proposta.
Il D.Lgs. 24/2023 prevede criteri diversi per i soggetti privati. Il dato occupazionale è importante, ma non esaurisce l’analisi: alcuni settori e l’adozione del Modello 231 richiedono verifiche anche sotto la soglia ordinaria. Il perimetro delle violazioni segnalabili deve essere precisato separatamente.
Non dedurre tutto dall’assenza di un collegamento
Un sito senza una voce evidente sul whistleblowing è un segnale da approfondire, non la prova definitiva che l’impresa non abbia predisposto alcun canale. Possono esistere strumenti poco visibili, procedure non aggiornate o informazioni pubblicate in una sezione diversa.
La domanda corretta al cliente è quali modalità abbia attivato, chi riceva le segnalazioni e dove siano disponibili le istruzioni. Se viene indicata una semplice email, occorre valutare il processo e le misure effettive, evitando di classificare la soluzione soltanto dal nome dello strumento.
Separare diagnosi, tecnologia e gestione
Il risultato della ricognizione può essere una breve lista di elementi presenti e mancanti. La consulenza sulla procedura, l’incarico di gestore e il servizio tecnico sono attività differenti. Uno studio non dovrebbe lasciare intendere di assumere automaticamente la gestione delle segnalazioni perché presenta una piattaforma al cliente.
Il soggetto incaricato deve avere autonomia, preparazione e condizioni operative adeguate. Se lo studio valuta un incarico ulteriore, è necessario chiarire competenze, conflitti, risorse e responsabilità prima di attivare gli accessi.
Presentare una proposta leggibile
Il cliente dovrebbe capire quali prestazioni sono comprese e quali richiedono un professionista. Una convenzione può semplificare le condizioni commerciali per più aziende, ma ogni realtà mantiene le proprie decisioni organizzative e i propri destinatari.
- Indicare separatamente canone della piattaforma e attività professionali.
- Chiarire configurazione, formazione e assistenza incluse.
- Definire chi approva procedura, informative e incarichi.
- Prevedere una verifica iniziale con dati di prova e una consegna documentata.
Seguire i cambiamenti dell’impresa
La ricognizione non deve restare ferma al primo incontro. Crescita del personale, nuove attività o adozione del Modello 231 possono richiedere un aggiornamento. Anche la sostituzione del ricevente può rendere necessario rivedere accessi e documentazione.
Un servizio utile dello studio consiste nel ricordare questi passaggi e collegare il cliente agli specialisti necessari. Il valore commerciale nasce dalla chiarezza del percorso, non dalla promessa che un abbonamento risolva automaticamente ogni obbligo o elimini ogni rischio.
Domande frequenti
Il commercialista diventa gestore del canale quando propone il software?
No. L’eventuale incarico di gestione deve essere definito espressamente, con requisiti e responsabilità coerenti.
La convenzione può essere usata per aziende diverse?
Le condizioni possono essere concordate per più clienti, mantenendo distinta la configurazione e la valutazione degli obblighi di ciascuna azienda.
