Distinguere il fascicolo dai documenti aziendali ordinari
Il fascicolo può contenere identità, accuse, dati di terzi e informazioni relative a salute o reati. Non dovrebbe essere collocato automaticamente nelle stesse cartelle utilizzate per contratti, verbali generali o pratiche del personale. La riservatezza richiesta dagli articoli 12 e 13 del D.Lgs. 24/2023 deve accompagnare anche gli approfondimenti.
Un riferimento sintetico nel registro delle attività può essere sufficiente per alcune esigenze organizzative, lasciando il contenuto completo nello spazio riservato. La scelta dipende dal ruolo di chi deve consultare il documento e dalla finalità effettiva.
Un codice pratica non rende anonimo il contenuto
Sostituire il nome del segnalante con un numero riduce alcune esposizioni, ma non garantisce anonimato. Un turno, una mansione rara o un episodio noto possono permettere di ricostruire l’identità. Anche gli allegati possono contenere autori, firme o altri riferimenti.
Prima di condividere una sintesi, il gestore deve valutare se i dettagli siano necessari e se identifichino indirettamente persone. Una relazione per il consiglio di amministrazione non richiede necessariamente l’intero racconto o tutti i documenti del caso.
Regolare download, copie e consulenze
Può essere necessario coinvolgere un consulente o utilizzare un documento fuori dalla piattaforma. Questa necessità va gestita con autorizzazioni, modalità di trasferimento e misure adeguate. Il semplice invio a un professionista non elimina gli obblighi di protezione e non attribuisce automaticamente accesso a tutto il fascicolo.
Le istruzioni dovrebbero chiarire dove conservare le copie, come limitarne l’accesso e come rimuoverle quando non servono più. Anche la stampa, i backup dei computer e le cartelle sincronizzate possono prolungare la disponibilità dei dati oltre il percorso previsto.
Applicare una conservazione motivata
L’articolo 14 prevede la conservazione per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell’esito finale della procedura, nel rispetto degli obblighi previsti. Non è un invito a conservare automaticamente ogni documento per cinque anni.
L’organizzazione deve coordinare il fascicolo con eventuali esigenze ulteriori legittimamente individuate e con le regole degli altri trattamenti, evitando che una copia indistinta nell’archivio generale eluda la cancellazione. Le decisioni richiedono il coinvolgimento dei referenti competenti.
Preparare una mappa essenziale delle copie
Una mappa semplice può indicare sistemi utilizzati, persone autorizzate, finalità delle copie e modalità di eliminazione. Non deve diventare un secondo archivio contenente le stesse informazioni sensibili.
- Identificare il luogo principale di conservazione del fascicolo.
- Limitare le esportazioni a esigenze documentate.
- Verificare le copie su dispositivi e spazi condivisi.
- Coordinare cessazione degli incarichi, revoca degli accessi e cancellazione.
- Distinguere documentazione del processo e contenuto delle singole segnalazioni.
Domande frequenti
Il codice della pratica basta per inviare tutto al CdA?
No. Il contenuto può identificare persone anche senza nomi; la condivisione deve essere necessaria e coerente con ruoli e riservatezza.
Ogni allegato deve restare conservato cinque anni?
No. La norma collega la conservazione alla necessità e stabilisce un limite massimo, non un obbligo generalizzato di trattenere tutto fino a quel limite.
