Prima durante e dopo il rapporto
L’art. 3 estende le tutele anche alla fase di selezione e ad altre fasi precontrattuali, se le informazioni sono state acquisite in quel contesto; comprende inoltre il periodo di prova e il periodo successivo allo scioglimento del rapporto, per informazioni acquisite durante il rapporto stesso. Queste regole non eliminano la verifica del tipo di violazione e degli altri requisiti. Non ogni lamentela di un candidato è, per questa ragione, una segnalazione tutelata.
Il limite degli accessi con account aziendale
Se l’unico percorso richiede un indirizzo email attivo del datore di lavoro, la chiusura dell’account può bloccare la presentazione o il dialogo successivo. In fase di collaudo conviene provare il canale senza essere collegati alla rete interna e senza credenziali da dipendente. La sicurezza degli accessi dei riceventi deve essere mantenuta, ma non va confusa con l’obbligo per chi segnala di possedere un account aziendale ancora valido.
Dove rendere disponibili le informazioni
L’art. 5 richiede che le informazioni sul canale siano facilmente accessibili anche a chi non frequenta i luoghi di lavoro ma intrattiene rapporti rilevanti con l’organizzazione; se l’ente ha un sito internet, vanno pubblicate anche in una sezione dedicata. Per la fase di selezione è utile un riferimento sobrio nelle informazioni rivolte ai candidati. Per le uscite, una comunicazione ordinaria può ricordare dove restano reperibili procedura e recapiti, senza indagare sulle intenzioni della persona.
Un esempio dopo la cessazione dell’incarico
Un consulente scopre, rileggendo documenti lecitamente conservati, un’anomalia relativa all’attività svolta presso un cliente. Il fatto che l’incarico sia terminato non esclude di per sé le tutele. L’organizzazione deve poter ricevere la comunicazione e valutarne il perimetro. Non dovrebbe chiedere alla persona di riattivare un vecchio accesso operativo né di farsi prestare le credenziali di un collega ancora in servizio.
Il controllo pratico per OdV e HR
Durante la revisione del processo di uscita, verificare che la revoca degli account lavorativi non interrompa impropriamente un dialogo riservato già avviato. Il gestore può spiegare come utilizzare il percorso previsto dal canale, senza comunicare all’ufficio personale l’esistenza di una segnalazione. La scelta dei recapiti deve restare coerente con le esigenze di riservatezza: non inviare automaticamente messaggi personali a indirizzi condivisi o che stanno per passare a un altro utilizzatore.
Domande frequenti
Un ex dipendente può segnalare qualsiasi fatto appreso dopo l’uscita?
La specifica tutela dopo la cessazione riguarda informazioni acquisite nel corso del rapporto. Il contesto e gli altri requisiti vanno comunque verificati.
È sufficiente pubblicare il link nell’intranet?
Occorre considerare anche le persone legittimate che non possono accedervi e rispettare gli obblighi informativi dell’art. 5.
