Perché email e PEC richiedono attenzione
Nel parere del 9 ottobre 2025 il Garante evidenzia che la posta ordinaria o certificata non è, di per sé, adeguata a garantire la riservatezza del segnalante senza specifiche contromisure giustificate nella DPIA. Fra le criticità vi sono i metadati prodotti dai sistemi di posta e la possibilità di identificare indirettamente chi scrive.
Non è corretto trasformare questa indicazione in «ogni email è sempre illegale». È invece necessario chiedere quali misure esistano realmente, chi amministri la casella, come siano protette le risposte e dove finiscano copie e allegati. La PEC prova determinati aspetti della trasmissione, ma non risolve da sola queste domande.
Prima di cambiare: inventario limitato e riservato
Il gestore deve sapere quali casi sono ancora aperti, quali termini decorrono e come contattare il segnalante. L’inventario non deve circolare fra ufficio commerciale, assistenza e amministrazione: l’accesso ai contenuti resta limitato ai soggetti competenti.
Un utile documento di migrazione riporta fasi, responsabili e verifiche senza includere i fatti segnalati. Il fornitore tecnico può assistere nel trasferimento solo nei limiti dell’incarico e delle istruzioni ricevute; non è automaticamente autorizzato a leggere le email storiche.
Una sequenza di passaggio controllata
La nuova piattaforma va configurata e collaudata prima di annunciare il cambiamento. Stabilire una data di avvio aiuta, ma non interrompe i termini dei casi già ricevuti.
- Confermare destinatari, sostituti e modalità di accesso.
- Verificare invio, risposta e allegati con un caso fittizio.
- Aggiornare procedura, informativa e sezione del sito aziendale.
- Definire se e come trasferire i casi aperti con controlli di completezza.
- Presidiare il vecchio recapito per il periodo deciso dall’azienda.
- Applicare regole di conservazione e cancellazione alle copie residue.
Che cosa dire a chi ha già segnalato
La comunicazione deve spiegare dove proseguirà il dialogo, come accedere e quali informazioni siano necessarie. Non inviare password o documenti riservati insieme in messaggi indistinti e non chiedere al segnalante di ripetere pubblicamente il contenuto della segnalazione.
Esempio ipotetico: un fascicolo ha già ricevuto l’avviso, ma non il riscontro. Nel trasferimento bisogna mantenere la data originaria e il calendario dell’attività; la creazione di un nuovo identificativo tecnico non fa ripartire automaticamente i termini di legge.
La piattaforma è una parte della soluzione
Un canale dedicato può organizzare gli accessi e il dialogo, ma le copie scaricate su un computer restano da proteggere. Il progetto di migrazione deve quindi comprendere anche le regole per dispositivi, archivi e assistenza.
Nella demo di Segnalailleciti.it si può verificare il flusso che sostituirà la casella email e definire l’attivazione in base alla procedura del cliente. La scelta diventa più semplice quando si confrontano scenari reali di lavoro, non soltanto l’esistenza di un modulo online.
Domande frequenti
La migrazione azzera le scadenze?
No. I termini dei casi esistenti restano collegati alla ricezione e agli avvisi già intervenuti.
È necessario importare tutto l’archivio storico?
Non automaticamente. Necessità, pertinenza e modalità del trasferimento devono essere valutate dal titolare e dal gestore.
