Rendere le informazioni raggiungibili fuori sede
L’articolo 5 del D.Lgs. 24/2023 richiede informazioni chiare sui canali, sulle procedure e sui presupposti delle segnalazioni esterne. Le informazioni devono essere accessibili anche alle persone che non frequentano i luoghi di lavoro ma hanno rapporti giuridici nelle forme previste dalla norma; quando esiste un sito, devono essere pubblicate in una sezione dedicata.
Per un servizio domiciliare è utile controllare il percorso da smartphone e da una connessione esterna. Un collegamento nascosto in un portale riservato alle sole presenze può escludere collaboratori o persone che non dispongono più delle credenziali aziendali.
Distinguere una segnalazione da un’urgenza assistenziale
Il whistleblowing non sostituisce i canali per emergenze sanitarie, rischi immediati o interventi operativi sul servizio. Le istruzioni devono indicare che una segnalazione riservata segue tempi e destinatari propri, senza indurre l’operatore ad attendere un riscontro per una situazione urgente.
Lo stesso episodio può richiedere più azioni, con finalità differenti. L’attivazione di un intervento urgente non autorizza però a diffondere indiscriminatamente l’identità del segnalante o a utilizzare la chat del gruppo di lavoro come archivio del caso.
Proteggere il contesto del dispositivo
L’operatore dovrebbe poter utilizzare un dispositivo affidabile, evitando sessioni lasciate aperte su apparecchi condivisi. Testo, allegati e voce possono rivelare l’identità anche quando il modulo non richiede nome e cognome. Le istruzioni devono aiutare a valutare queste informazioni senza promettere un anonimato assoluto.
La sicurezza non dipende soltanto dal portale: notifiche visibili, cartelle di download condivise e strumenti di monitoraggio del dispositivo possono esporre contenuti. Il DPO può contribuire a definire indicazioni coerenti con la dotazione effettiva dell’organizzazione.
Prevedere formazione e assistenza discrete
Un esempio fittizio permette di mostrare come inviare la segnalazione e come tornare nel canale per leggere una richiesta di integrazione. Il coordinatore può distribuire le istruzioni, ma non dovrebbe diventare il passaggio obbligato per conoscere chi intende segnalare.
- Fornire un collegamento stabile e facilmente riconoscibile.
- Spiegare come conservare il codice di accesso senza condividerlo.
- Organizzare la modalità orale e le richieste di incontro.
- Separare l’assistenza tecnica dalla valutazione del contenuto della segnalazione.
Organizzare anche il lato dei riceventi
La mobilità riguarda talvolta anche chi gestisce il canale. I destinatari devono avere accessi personali, strumenti adeguati e una procedura per verificare nuove comunicazioni. Una notifica email è un avviso, non un sostituto della consultazione periodica.
La piattaforma può facilitare il dialogo e la gestione dei documenti; la cooperativa deve comunque attribuire l’incarico, prevedere le sostituzioni necessarie e controllare che il processo sia effettivamente utilizzabile da chi opera sul territorio.
Domande frequenti
Basta pubblicare il link nella sede centrale?
Per un’organizzazione diffusa è necessario valutare come raggiungere anche chi non frequenta la sede, rispettando gli obblighi informativi applicabili.
Il canale deve essere usato per chiedere un intervento sanitario urgente?
No. Occorre utilizzare i percorsi di emergenza e assistenza previsti, distinti dalla gestione delle segnalazioni whistleblowing.
